Az adatbázisban az Országos Levéltár 1526. augusztus 30. és 1570 között keletkezett iratainak feldolgozása található. A munkát 2016 tavaszán a Reformáció Emlékbizottság támogatásával kezdtük, majd az „MNL OL 1526–1570 közötti iratainak feldolgozása és online publikálása” c. K 128695 azonosító számú NKFIH pályázat keretében folytattuk.

A projekt során mintegy 500 törzsegységben (fondban/állagban) kell(ett) feltárnunk, digitalizálásra előkészítenünk, digitalizálnunk az 1526–1570 közötti iratanyagot. A projekt során eddig mintegy 70.000 irat feltárása és előkészítése történt meg. Az iratok feldolgozása az erre kifejlesztett online adatbázisban és az MNL névtéradatbázisában történik.
Az adatbázisban 1526. augusztus 30. és 1570. december 31. közötti az MNL OL állományából válogatott iratok szerepelnek, jelenleg mintegy 84 törzsszámból.

Hiba esetén az alábbi címre várjuk a bejelentéseket: laczlavik.gyorgy@mnl.gov.hu

A feldolgozás szempontjai, adatmezők ismertetése

Alapelvek

A rendelkezésre álló levéltári források várható nagy mennyisége miatt a feldolgozásra egy a levéltárban eddig még nem használt módszert dolgoztunk ki: kombináljuk a leírás (lajstromkészítés) és az indexelés (hely-, név- és tárgymutató) módszerét. A feldolgozás minden részletre kiterjedő utasítás alapján történik. Az egységesség érdekében a gyakran ismétlődő elemek (például irattípus, tárgykör stb.) esetében legördülő listát (thesaurus) alkalmazunk. A feldolgozás során a nemzetközi leírási szabványoknak megfelelően minden esetben meg kell adni az irat megnevezését. Ebben törekedni kell arra, hogy a megnevezés kifejezze az irat lényegét, de nem regesztát készítünk, így például nem kell felsorolni minden személy- és helynevet, hiszen azokat külön rögzítjük. Alapelv, hogy minden egyes iratot feldolgozunk, sőt az iratokban átírt oklevelek is külön rekordba kerülnek, természetesen a befoglaló irattal összekapcsolva.

Feldolgozás menete

A munkaszervezés szempontjából fontos megemlíteni, hogy a feldolgozás törzsegységenként történik. Egyéb szempont, például évkör, terület stb., a korábban ismertetett okok miatt nem kerülhetett számításba. Az egész munkafolyamatot pontosan nyilván kell tartani, ugyanis ennek hiánya mintegy 500 törzsegység esetén komoly zűrzavart okozna. A feldolgozandó irategységek sorrendjét nem terveztük meg előre. Egyrészt azért, mert mindegyik feldolgozására törekszünk, másrészt pedig alkalmazkodnunk kellett a digitalizálás sorrendjéhez, a feldolgozás ugyanis a képfájlok alapján történik. A harmadik szempont a törzsegységekben található feldolgozandó iratok mennyisége volt, hiszen a projekt kezdeti, kísérleti szakaszában a kisebb terjedelmű fondok tűntek a legcélszerűbb választásnak. A későbbiekben ezen változtatni fogunk. Prioritási rangsor alapján választjuk ki a következő törzsegységet, amelyet fel fogunk dolgozni, a nagyobb terjedelműeket természetesen csapatmunkában. A munkatervet már ezek szerint készítettük.

Adatrögzítés névtér segítségével

Nagyon fontos eredmény, hogy a személy-, testület- és helyneveket névtéradatbázis segítségével dolgozzuk fel. Az irat szövegében szereplő és azt aláíró valamennyi személy nevét rögzítjük. A testületek külön mezőt kaptak, így a konventek, a Magyar Kamara, a vármegyék stb. oda kerülnek. Azt is feltüntetjük egy bővíthető lista segítségével, hogy az adott személy milyen minőségében (szerepkörben) jelenik meg a leírt iratban. A nevet – amennyiben biztosan eldönthető – a névtérben rögzített normalizált alakban, azzal összekötve visszük fel az adatbázisba. Ha a nevet, azonosítás hiányában, nem tudjuk normalizált alakban felvenni, betűhív formában vesszük fel. Fontos a kereshetőség érdekében, hogy a feltárás során talált névváltozatokat is rögzítjük a névtérben. A személy tisztsége nem része a névnek, a tisztséget a névtérben rögzítjük.
A helyek rögzítése is szerepek szerint történik. A „Létrehozás helye” mező mindenképpen kitöltendő. A helyneveket a névtérből vett normalizált alakban visszük fel, az eddig még nem ismert változatokat a névtérben feltüntetjük. Betűhív formában vesszük fel azokat a helyneveket, melyeket a feldolgozás során nem sikerült azonosítani.

Egyéb adatok

Fontos megjegyezni, hogy a dátumot (az irat keletkezésének dátuma kötelező) normalizált alakban is feltüntetjük, amennyiben az iratban lévő dátumforma nem ilyen, hogy keresésénél minden adatot meg lehessen találni. A „Megpecsételt” választógomb esetében arra vagyunk kíváncsiak, hogy megpecsételték-e kiadáskor az iratot. Jelen keretek között több, a pecsétre vonatkozó információt nem kérünk megadni, mert nagyon meglassítaná a feldolgozást.

Keresés az adatbázisban

Háromféle keresési lehetőség közül lehet választani:

1. Hierarchikus kereső

Az első az adatbázis kezdőoldalán a baloldali keretben található ún. hierarchikus kereső, amelyben az egyes iratok levéltári jelzetének (de legalább a törzsszámának) ismeretében fastruktúrában tudjuk kikeresni a szükséges iratot.

2. Egyszerű kereső

Az egyszerű keresőbe beírva az általunk keresett nevet, helyet, tárgyszót vagy egyéb, tetszőleges adatot, rögtön a találatok listájához ugorhatunk.

3. Összetett kereső

Ugyanide juthatunk az összetett keresőn keresztül is, amelyben az iratok leíró adatlapjainak mezőiben tudunk keresni. Itt van lehetőségünk találatok szűrésére ha egyszerre több adatelemet is megjelölünk.

Fontos: Ha azt szeretnénk, hogy a névtérben lévő adatok alapján is keressen, akkor be kell kapcsolni a "névtér használata" rádiógombot.

Találati lista

Egyszerű vagy összetett keresésünk sikere esetén megjelenik egy jelzet szerinti sorrendbe állított lista a találatokkal, amelyben az irat jelzetét, megnevezést, dátumát és fennmaradási formáját láthatjuk. Innen az adott oklevél jelzetére kattintva juthatunk az annak részletes leírását tartalmazó adatlaphoz, azaz az adatbázisbeli rekordhoz.
Az adatlap alján az iratok digitális képei láthatóak. Fontos megjegyezni, hogy az általunk befoglalt iratnak nevezett iratok (pl. átírt iratok) képei a befoglaló iratok rekordjai alatt láthatóak csak. (Ezen kívül mintegy 300 rekord esetében sikertelen volt a képfájlok összekapcsolása az adatbázis rekordjaival.)
Az irattípusra jelen verzióban még nem lehet keresni.

x

In der Datenbank sind die, in dem Ungarischen Staatsarchiv aufbewahrte, zwischen 30. August 1526 und 1570 hergestellte Dokumente erschließt. Die Arbeit wurde mit der Förderung des Erinnerungskomitees der Reformation im Sommer 2016 angesetzt. Im Laufe des Projekts soll(te) das Archivgut von 1526-1570 in ca. 500 Beständen bloßgelegt, für Digitalisierung vorbereitet, und digitalisiert sein. Die Erschließung der Dokumente läuft in einer für diesen Zweck entwickelten Datenbank, und in dem Namespace des Ungarischen Nationalarchiv.

Kontakt für Fehlerberichterstattung: laczlavik.gyorgy@mnl.gov.hu

Die Gesichtspunkte der Erschließung, die Datenfelder

Grundprinzipien

Wegen der erwarteten Menge der zur Verfügung stehenden Quellen wurde eine bisher in dem Archiv nicht anwendete Methode erarbeitet: eine Kombination der Methoden von Beschreibung (Katalogisierung) und Indexierung (Orts-, Namens-Objektanzeige).
Die Erschließung läuft nach einer auf alle Details ausdehnenden Instruktion. Für die Einheitlichkeit im Fall von oft vorkommenden Elementen (wie der Dokumenttyp, Betreff, etc.) wurde ein Dropdown Listenfeld (thesaurus) angewandt.
Dem internationalen Standard der archivarischen Beschreibung entsprechend soll in allen Fällen ein Titel des Dokuments angegeben sein. Obwohl in diesem Titel das inhaltliche Wesen des Dokuments auszudrücken beabsichtigt ist, ist es aber trotzdem kein Regest, da die Personen- und geographischen Namen in separaten Feldern aufgenommen sind.
Die Einzelerschließung der Dokumente ist ein Grundprinzip, sogar werden die transkribierten Urkunden auch als Einzeldatensätze erschließen, und selbstverständlich mit dem umfassenden Dokument verknüpft.

Das Verfahren der Erschließung

Aus der Gesichtspunkt der Arbeitsorganisation ist es erwähnenswert, dass die Erschließung nach Bestandeinheiten läuft. Ein anderes Auswahlprinzip, beispielsweise Zeitraum, Region etc. war aus den oben beschriebenen Gründen nicht möglich. Der ganze Erschließungsprozess soll sorgfältig dokumentiert sein, ohne dies im Falle von ca. 500 Beständen könnte ein großes Gewirr nicht vermieden sein. Die Reihenfolge der erschließenden Bestände war nicht vorgeplant. Einerseits, weil die Einzelerschließung von allen Dokumenten beabsichtigt ist, andererseits musste sich der Prozess an die Reihenfolge der Digitalisierung angepasst sein, nämlich die Erschließung läuft aufgrund der Bilddateien. Drittens spielte der Umfang der erschließenden Bestände auch eine wesentliche Rolle, ja in der Anfangsphase des Projektes schienen die kleineren Bestände für die Erschließung zweckgemäß zu sein.

Im Folgenden die Bestände werden nach einer Prioritätsrangfolge ausgewählt und erschließt sein, die umfangreicheren natürlich in Teamarbeit. Der Arbeitsplan ist schon nach diesem Prinzip hergestellt worden.

Datenaufzeichnung mit Namensraum

Der Fakt, dass die Personen-, Institutions- und geographische Namen mit einer Namespace Datenbank aufgezeichnet sind, ist ein sehr wichtiges Ergebnis. Alle in dem Dokument erwähnten Personennamen sind aufgezeichnet. Die Institutionen sind in einem separaten Datenfeld, so die Konvente, die Ungarische Kammer, die Komitate etc. sind auch da aufgenommen.
Die Funktion (Rolle) der Personen ist auch mit der Hilfe einer erweiterungsfähigen Liste aufgezeichnet. Der Name – falls eindeutig identifizierbar – ist in dem Namespace in einer normalisierter Form aufgezeichnet, und mit dem Datensatz verknüpft. Sollte der Name nicht identifiziert, und so nicht in normalisierter Form aufgezeichnet sein, so ist es buschstabengetreu eingegeben. Es ist wichtig, dass ums bessere Durchsuchbarkeit die gefundenen Namenvarianten sind auch im Namensraum aufgezeichnet. Das Amt der Person ist kein Teil des Namens, es ist in dem Namespace auffindbar.
Die Aufzeichnung der geographischen Orte läuft auch nach ihrer Funktion. Das Feld „Ort der Ausstellung“ ist obligatorisch auszufüllen. Die Ortsnamen sind in ihrer normalisierten Form aufgezeichnet, die bis dato bekannten Namenvarianten sind in dem Namespace aufgenommen. Buchstabengetreu aufgezeichnet sind die Ortsnamen, die nicht identifiziert sein konnten.

Sonstige Daten

Es ist wichtig zu erwähnen, dass das Datum (das Datum der Ausstellung ist obligatorisch auszufüllen) wird auch in normalisierter Form aufgezeichnet. Sollte das Datum in dem Dokument in anderer Form enthalten sein, können durch die Normalisierung dennoch alle Daten gefunden sein. Bei der Option „Besiegelt“ (ja/nein) ist es markiert, ob die Urkunde besiegelt ist.

Suche in der Datenbank

Drei verschiedene Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

1. Hierarchische Suche

Die erste befindet sich auf der Startseite der Datenbank, in den linkseitigen Rahmen. In diesem sogenannten hierarchischen Suchfeld können die benötigten Dokumente (die Signatur oder Bestandnummer kennend) in Baumstruktur gesucht werden.

2. Einfache Suche

Die gesuchten Namen, Orte, Begriffe oder anderen optionale n Daten eingebend können gleich die Liste entsprechenden Treffern erreicht werden.

3. Erweiterte Suche

Dieselben Daten können auch durch die erweiterte Suche erreicht sein, wo die Datensatzfelder können durchgesucht sein. Hier können gleichzeitig mehrere Informationen gefiltert sein.

Trefferliste

Als Resultat der erfolgreichen erweiterten oder einfachen Suche erscheint eine nach der Signatur geordnete Liste mit den Treffern. Diese Liste beinhaltet die Signatur, den Titel, das Datum und die Überlieferungsform der Dokumente. Von dieser Liste auf die Signatur eines gegebenen Dokumentes klickend kann der Datensatz, also die detaillierte Beschreibung erreicht sein.
Unter dem Datensatz befinden sich die digitalen Bilder der Dokumente. Bemerkenswert ist, dass die Bilder der, von uns als umfasste Dokumente definierten (z.B. transkribierte Urkunden) Urkunden nur bei dem Datensatz ihrer umfassenden „Hauptdokumenten“ erreichbar sind. (Außerdem, in ca. 300 Fälle war die Verknüpfung der Datensätze mit den Bilddateien war erfolglos.
Die Suche nach dem Dokumenttyp ist in der jetzigen Version der Datenbank ist noch nicht möglich.

AdatbázisokOnline

Találatok szűrése

Dátum

Iratfajta

Névtér használata

Rendezés

Megjelenítés

Adatbázisok
Online